Державний архів Одеської області активно оцифровує власні фонди. Інформацію розміщують на своєму сайті. Сьогодні у вільному доступі вже є фонди дорадянського і радянського періодів та років Незалежності, частина метричних книг. У перспективі — матеріали колишнього партійного архіву.

Робота над електронним архівом Одещини розпочалася в 2002 році зі створення інформаційної сторінки на веб-порталі облдержадміністрації, інформацію продублювали в Києві на веб-порталі Державного комітету архівів України. У процесі розміщення інформації щодо своєї діяльності одеські архіваріуси виявилися першими в країні. У 2003-у Держархів Одещини створив власний веб-сайт. Почалася робота з його наповнення. Окрім інформації щодо графіку роботи, структури, керівництва, з’явилися перші описи наявних фондів, відомості науково-довідкового характеру.

«Ми одразу ж поставили перед собою мету: з допомогою наших веб-ресурсів полегшити людям пошук даних про наявні в нашому архіві документи. Це ідеальний варіант, до якого ми прагнемо: кожен, хто цікавиться інформацією, зайшовши на наш сайт, має отримати всі відповіді на свої запитання», — зазначив Сергій Березін, головний науковий співробітник Держархіву Одеської області, який займається оцифруванням фондів.

Паралельно з розміщенням даних про сам архів його співробітники почали активно відцифровувати всю наявну в них інформацію, яка зберігається тут уже більше сотні років. «Документ може бути на одному аркуші, а може бути — на кількох — односторонніх чи двосторонніх, кожен з них, загорнутий у папку, — це вже «справа». Таких справ з кожного періоду (в яких може бути від одного до 100 і більше аркушів) у нас 2 мільйони 100 тисяч. Щоб орієнтуватися у всьому цьому, справи «прикріплюють» до тих чи інших фондів — дорадянського, радянського періодів чи періоду Незалежності, чи до фонду колишнього партархіву. А всередині кожного фонду, для швидшої орієнтації, щоб краще розібратися зі справами, створюється спеціальний список-опис, і його теж відцифровують», — пояснив Сергій Євгенович.

Можливість створення електронного архіву в одеських архіваріусів з’явилася на початку 2000-х. Сполучені Штати Америки уклали договір з Державною архівною службою України — всім українським архівам надали спеціальне обладнання (на той час досить сучасне) для відцифрування документів. «Вони отримували копії метричних книг, ми, в свою чергу, — такі ж копії і можливість використовувати їхню апаратуру для власних потреб. Саме з цього моменту архів почав відцифровувати описи — списки фондів і самі метричні книги. З початку 2000-х цією роботою в різні роки займалися три співробітники установи», — за-значив Сергій Березін.

За 15 років зроблено чимало. Перед-усім працівники Держархіву Одеської області відцифрували (з початку 2000-х до 2010-го) і першими виставили в онлайн описи дорадянського періоду. Проект «Електронний архів» починається саме в 2010 році. «Тут треба дещо уточнити: номерних фондів дорадянського періоду в нас вказується 927, але на сайті можна ознайомитися лише із 558. Справа в тому, що частину фондів було втрачено під час війни, частину — утилізовано, а деякі — передано до інших архівів (кожен з фондів має пояснення, куди саме його передали, а деякі — і посилання, за якими можна з ними ознайомитися), таке часто практикувалося в радянський час. Наприклад, у нас нема військових фондів — даних про роти, батальйони, полки й таке інше. Все це централізовано передано до Москви. Те ж саме стосується і військово-морських сил — ці фонди зберігаються у Санкт-Петербурзі», — зазначив Сергій Березін.

Шляхом цілої низки вдосконалень працівники архіву підібрали найзручніший формат розміщення відцифрованої інформації. «Кожен опис складався з одного чи кількох фотофайлів. І таких файлів для наявних 558 фондів вийшло 1077 у форматі Djvu. Чим цей формат хороший? Він має маленький об’єм і зручний у користуванні. Кожен опис — це один файлик, який, у свою чергу, може бути з кількох знімків, — розповів Сергій Євгенович. — До того ж, ми стараємося економно ставитися до ресурсів нашої держави, бо наш сервер фактично знаходиться в ОДА. І вже сьогодні на їхньому веб-порталі інформація з нашого архі-ву перевищує обсяг інформації всіх на-явних структурних підрозділів облдерж-адміністрації». Зручний формат для користувачів і в сенсі «привласнення» інформації. Djvu дозволяє скопіювати потрібні файли і навіть їх роздрукувати, можна за-качати до телефону чи робочого комп’ю-тера. Ідеальне поєднання читабельності і невеликого розміру припало до душі вже багатьом відвідувачам сайта архіву, про що вони неодноразово говорили і за що дякували його творцям.

Паралельно з роботою над фондами дорадянського періоду в держархіві до 2013-го завершили розміщення на своєму сайті науково-довідкового апарату: всі публікації, книги, методичні рекомендації, реєстри, списки, які виходили тут з 1961 року, отримали електронне втілення (за винятком тих, з якими виникли проблеми щодо авторських прав). «Що мається на увазі? Наприклад, у нас вибув якийсь фонд і зараз він зберігається у Молдові. Зайшовши на наш сайт, можна, по-перше, дізнатися про це і, по-друге, отримати посилання на наших колег із сусідньої держави. База зручна і вже отримала чимало схвальних відгуків», — пояснили в установі.

У тому ж 2013-у Держархів Одеської області розпочав активну співпрацю з архівами при райдержадміністраціях та містах обласного значення — від Ізмаїла до Кодими.

У 2014-у одним з перших структурних підрозділів ОДА Держархів Одещини отримав оновлений, сучасний варіант сайта. «За творчу співпрацю в цьому сенсі велика подяка працівникам обласного аналітичного центру, які відповідають за сайти ОДА, облради і райдержадміністрацій. Коли вони побачили, наскільки популярний наш сайт (за статистикою, коли на веб-порталі вперше почали розміщуватися описи фондів архіву, в день його відвідували більше сотні користувачів; це дало можливість знизити — десь на 15% — навантаження на працівників читального залу), вони пішли нам назустріч і в тестовому режимі запустили наш сучасний сайт», — розповіли архіваріуси.

Першим в Україні, в лютому 2016-го, Державний архів Одеської області розмі-стив на своєму сайті інформацію фондів радянського періоду і періоду Незалежності. «Номерних фондів за цими періодами у нас 8264. І це ще не все, вони постійно поповнюються. Тому що залишилося чимало підприємств, які працювали в радянський час і працюють нині. Ті ж школи, університети — вони продовжують передавати нам справи на зберігання. А деякі фонди з’явилися нещодавно, наприклад, видатних учених. Тому цифра не остаточна», — зазначив Сергій Березін.

Фонди радянського періоду і років Незалежності розміщені, щоправда, в іншому форматі — не документом Djvu, а один опис у вигляді окремих фотознімків (в одному — від одного до п’яти, 100 і більше файлів, всього таких зараз понад 100 тисяч). «Щоб їх переглядати, було створено спеціальний модуль «вівер». Формат не такий зручний, як попередній, але цілком придатний до роботи. Чому ми так поспішили? Є нагальна необхідність: люди справді потребують цю інформацію. Але тепер їм не треба витрачати час і сили на поїздки до нас. На нашому сайті можна переглянути списки наявних справ, замовити конкретні заздалегідь на зручний час. Або ж навіть ознайомитися з документами в онлайн-режимі вдома», — поінформували в установі.

Першим серед архівів України одеський почав публікувати на своєму сайті вже не списки, а конкретні «справи» — метричні книги (за обсягом вони досить великі, одна може мати понад тисячу аркушів). Перші метричні книги розмістили наприкінці жовтня 2015-го. У відвідувачів вони користуються найбільшою популярністю — 50% цікавляться своїм родом (по 25% припадає на тих, хто шукає відповіді на соціально-правові питання, як-от встановлення права на землю, відновлення втрачених документів, та істориків, які цікавляться науковими питаннями). «Частина (300 одиниць) фонду метричних книг уже доступна на сайті, в тому ж форматі, що й матеріали дорадянського періоду — одна книга одним файлом. Ще частину (десь 325) готуємо до оприлюднення. І це далеко не кінець. Метричних книг у нас близько 11 тисяч. Тобто відцифровано менше 1%», — розповів Сергій Євгенович.

У найближчих планах — відцифрувати фонд колишнього партійного архіву. Частину вже відскановано, залишилося завершити оцифрування до кінця і викласти на сайт. Над форматом ще думають — чи буде це як дорадянський, а чи як радянський періоди, вирішуватимуть користувачі голосуванням на сторінці Держ-архіву Одеської області у фейсбуці. «Раніше був просто обласний архів й окремо архів при обласному комітеті комуністичної партії. Для останнього спеціально виділили окрему будівлю на Пироговській (зараз це другий корпус держархіву). В 1991-у, після розпаду СРСР, компартія припинила свою діяльність і всі документи ввійшли до складу нашого архіву. Якщо опрацюємо ще й колишній партархів, будемо першими серед українських архівів, які розмістять на своєму сайті всі можливі описи. Ми плануємо, але все залежатиме від технічних можливостей», — пояснив Сергій Березін.

До речі, саме техніка ледь не зірвала плани наших архіваріусів «на першість». Викласти все на сайт з колишнього партій-ного архіву могли ще в 2015-у. Але обладнання, надане США на початку 2000-х, торік вийшло з ладу. Процес фотофіксації призупинився практично на рік. Другий шанс на життя проект «Електронний архів Одеської області» отримав буквально кілька місяців тому. З початку 2016-го, на взаємовигідних для обох сторін умовах, відскановувати документи взялася українська компанія «Архівні інформаційні системи», яка співпрацює з Ізраїлем і реалізує масштабний міжнародний проект «Єврейська історія, культура між двома світовими війнами». «В чому полягає ця співпраця? Вони відцифровують описи і конкретні справи наших фондів, ці копії відправляються до міжнародних єврейських органі-зацій, які потім розміщують їх у музеях, своїх архівах тощо. Такі ж відскановані копії залишаються і в нашому архіві, для потреб сайта. Аналогічні договори компанія уклала з більшістю архівів України — в Хмельницькій, Вінницькій, Чернівецькій областях, Луцьку, Києві, Львові тощо. Працюють вони вже кілька років. Зокрема, на нас вони вийшли вперше ще в 2013-у, але через брак фінансування в їхній організації роботу так і не розпочали», — пояснив Сергій Березін.

Архівам участь у проекті не коштує ні копійки, навіть приносить певні дивіденди. В ідеалі, працівники установи хочуть відцифрувати всю наявну в них інформацію. Завершити це планують до сотого ювілею архіву, який відзначатиметься в 2020 році.