Архівний відділ районної Державиої адміністрації працює згідно плану роботи, який затверджується керівником апарату райдержадміністрації.

В 2010 році робота архівного відділу була направлена на виконання основних планових завдань: описування, упорядкування, прийом документів, перевірки відомчих архівів, видача довідок соціально — правового характеру.

Так, в 2010 році упорядковано: постійного зберігання -387 од. зберігання (при плані — 304од.зб.); з особового складу — 127 од. зб. (при плані -137од. зб.)

Прийнято документів 417 од. зб, (при плані — 173 од. зб.)

На протязі звітного періоду архівний відділ надавав консультації, методичну та практичну допомогу установам всіх форм власності з питань складання номенклатури справ, в результаті чого були погоджені номенклатури через ЕПК Державного архіву області в наступних установах: у списку № 1: районна центральна лікарня; управління АПР райдержадміністрації; фінансове управління РДА; окружна виборча комісія територіального виборчого округу №142; Холоднобалківська сільська рада. У списку № 2: управління ветеринарної медицини в Біляївському районі; Біляївська районна державна лікарня ветеринарної медицини. Всього погодили номенклатури 7 установ на 522 статті.

В січні 2010 року відбулися вибори Президента України -17 січня та повторні вибори — 7 лютого 2010 року, з цього питання архівним відділом також проводилася певна робота по впорядкуванню справ постійного зберігання, з особового складу, прийняття документів тимчасового зберігання. Прийнято на державне зберігання 21 од. зб.та7од. зб. з особового складу, які передано на зберігання до КУ «Трудовий архів».

В березні 2010 року частина фондів з особового складу, які зберігалися в архівному відділі, була передана до КУ «Трудовий архів», всього передано 119 фондів на 3012 од.зб.

Також, у зв'язку з проведенням виборів місцевих рад та сільських, селищних, міських голів — 31.10.2010 року архівним відділом надавалася методична та практична допомога сільським, Хлібодарській селищній та Біляївський міській радам по складанню номенклатури справ, номенклатури «погоджено через ЕПК Державного архіву Одеської області», на 1081 статтю.

Робота по впорядкуванню документів постійного зберігання, з особового складу СВК продовжується і в 2011 році.

На протязі року проводилася робота по виконанню завдань, передбачених Програмово здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду. Планом роботи заплановано перевірка 16-ти фондів на 2010 од. зб., перевірено 12 фондів на 1351 од.зб.

Видано 3 розпорядження: «Про внесення змін до розпорядження районної державної адміністрації від 5 липня 2007 року № 931/2007» — про зміну назви районного архіву на архівний відділ та затвердження Положення про архівний відділ, розпорядження № 404/2010 від 27 квітня 2010 року; «Про затвердження графіка погодження номенклатур справ, упорядкування, передачі документів виконкомів місцевих рад та установ до районного архіву райдержадміністрації в 2011 році» № 9302010 від 26 жовтня 2010 року; Про проект програми «Архів -захист історичної пам'яті Біляївщини» на період 2011-2015 роки, №1043/2010 від 24 листопада 2010 року.

На протязі року начальником архівного відділу були здійснені перевірки в 9-ти установах. Це — Яськівська, Маяківська, Нерубайська, Усатівська, Кам'янська, Холоднобалківська сільські ради, управління освіти райдержадміністрації, центральна районна лікарня, ПП Агрофірма «Промінь». В результаті перевірок надавалися консультації, методична та практична допомога з питань упорядкування документів, складання номенклатур справ, складання історичних довідок, доповнень до них, знищення документів, які не мають історичної цінності та з інших питань стосовно ведення архівної справи. В усіх установах упорядковано документи, затверджено описи через ЕПК Державного архіву області, крім Маяківської та Усатівської сільських рад.

В 2010 році начальник архівного відділу приймала участь в проведенні семінарів-нарад з керівниками органів місцевого самоврядування, в проведенні колегій райдержадміністрації тощо.

28 січня 2010 року в приміщенні районної ради проводилася нарада з керівниками сільськогосподарських підприємств району, на якому начальник архівного відділу РДА доповідала з питання передачі документів з особового складу ліквідованих КСП до Комунальної установи «Трудовий архів Біляївського району».

8 квітня фінансовим управління райдержадміністрації проводився семінар-нарада з бухгалтерами виконкомів місцевих рад, на якому начальник архівного відділу доповідала з питання упорядкування документів постійного зберігання та їх передача на державне зберігання.

На загальні апаратні наради архівним відділом виносилися наступні питання: 15 лютого — «Звіт про роботу архівного відділу за 2009 рік»; 25 травня — «Про стан впорядкування справ постійного зберігання у структурних підрозділах районної державної адміністрації»; 12 липня -«Звіт про роботу архівного відділу за І півріччя 2010 року»; 6 грудня — «Про стан діловодства та впорядкування справ постійного зберігання, з особового складу, погосподарських книг у виконавчих комітетах органів місцевого самоврядування».

За звітний період було 2 публікації в районній газеті «Південна Зоря» на тему: «Передача документів з особового складу ліквідованих КСП до КУ «Трудовий архів», № 16(9576) від 23.02.2010 p.; «Звіт про роботу архівного відділу за І півріччя 2010 року», № 66(9626) від 11 вересня 2010 року.

За звітний період у приміщенні архіву працювало З користувача, відбулось З відвідування, видано 69 од.зб., використовувалися 2 фонди: радгосп «Мирний» та Територіальні виборчі комісії Біляївського району з виборів голів, депутатів районної, міської, селищної та сільських рад — 26.03.2006 року.

Проведено 2 телефонні лінії: 29 січня «Про складання історичних довідок та доповнень до них»; 14 травня «Про впорядкування справ постійного зберігання, з особового складу установ всіх форм власності».

Всього за 2010 рік до архівного відділу надійшло 282 запити соціально-правового характеру. Всі запити виконані, з них 255 — з позитивною відповіддю, 27 громадянам надано рекомендації звернутися за місцем знаходження документів. Тематика запитів соціально-правового характеру, в основному приватизація земельних присадибних ділянок. Якщо брати в порівнянні з минулим роком, то кількість запитів в 2010 році зменшилася — 1424/1309.