На виконання норм Закону України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування” у Пенсійному фонді створено Державний реєстр загальнообов'язкового державного соціального страхування. До нього увійшли реєстр страхувальників та реєстр застрахованих осіб.

У централізованому банку даних Пенсійного фонду України на кожну застраховану особу відкрито електронну персональну облікову картку. У ній, починаючи з 2000 року, накопичуються дані про заробіток, страхові внески в Пенсійний фонд, а також відомості про стаж роботи з усіх місць роботи та інші дані, які потрібні для правильного призначення пенсії. Звіти в систему персоніфікованого обліку подають страхувальники, тобто роботодавці, також особи, які працюють на спрощеній системі оподаткування, та самозайняті особи.

На сьогодні в Державному реєстрі зберігається повна інформація платника єдиного внеску і сплачені страхові внески, про розмір заробітної плати й трудові угоди, інформація про лікарняні, про осіб, які перебувають у декретних відпустках чи проходять строкову службу тощо. Усі ці дані використовуються для призначення пенсії та соціальних виплат.

Окрім наявності даних з персоніфікованого обліку в Пенсійному фонді, необхідною умовою для правильного призначення пенсій є їх достовірність. Бухгалтерам підприємств слід більш відповідально ставитись до інформації яку вони передають до Пенсійного фонду, так як – це база даних для обчислення пенсій в майбутньому. Саме тому, звіт щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування (Додаток 4) не повинен містити помилок. Особливо дане зауваження стосується тих платників єдиного внеску, які надають звіти засобами интернет-ресурсу за допомогою електронно-цифрового підпису, та які вкрай уважно, самостійно, зобов`язані аналізувати квитанцію про результат обробки наданого звіту. І якщо квитанція містить повідомлення: «Увага, дані звітності страхувальника не внесено до Реєстру застрахованих осіб», то вочевидь порушення прав застрахованих осіб на страховий стаж. Коригування такого звіту бути не може, так як коригувати нема чого – в Реєстр застрахованих осіб дані не потрапили. Звіт необхідно терміново виправити та надати вдруге.

Які же помилки найчастіше трапляються в звітності? Розглянемо ситуацію з початку реєстрації страхувальника, де платники, які є бюджетними установами (державна служба, лікарні, заклади освіти, тощо) не надають усіх необхідних документів підтверджуючих права застрахованих осіб на спеціальний стаж. Такі страхувальники в звіті щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування (Додаток 4) крім Таблиці 6, обов`язково повинні надавати Таблицю 7. Не подана Таблиця 7 — це неможливість зарахувати застрахованій особі періоди роботи на особливих умовах праці, а тобто це також порушення прав застрахованих осіб на страховий стаж.

У випадку, коли страхувальником не заповнено реквізит «телефон», або заповнено не існуючий номер телефону, неможливо своєчасно повідомити відповідальну особу у разі виявлення помилки у звіті. Тобто страхувальник втрачає право до закінчення терміну подання цього звіту повторно сформувати та подати звіт до органу Пенсійного фонду за місцем взяття на облік. Адже, чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення термінів подання звітності.

Начальник відділу ведення електронних реєстрів та підтримки інформаційно-аналітичних систем Майстренко Л.К.